Vrijwilligers

Vrijwilligers werven, vrijwilligers houden

U kunt dit artikel hier ook downloaden in pdf formaat: Vrijwilligers werven. Dit is de uitgebreide versie van een artikel dat verscheen in Kerkmozaiek van juni 2014.

Kerken zijn bij uitstek vrijwilligersorganisaties. Maar het zijn ook organisaties met een specifiek publiek, waarbij het niet altijd evident is om mensen aan te trekken. Heel wat vragen en bezorgdheden die ik tegenkom in mijn werk hebben met vrijwilligers te maken. Reden voor een artikel met enkele handvatten, die hopelijk iets kunnen bijdragen aan uw gemeenteleven..

Gelukkig zijn kerken niet de enige vrijwilligersorganisaties en wordt er dus ook best veel nagedacht in Vlaanderen en daarbuiten over hoe je vrijwilligers kunt werven en hoe je ze kunt binnenhouden. Een bekend model om naar vrijwilligers te kijken is dat van de 5 B’s: Binnenhalen – Begeleiden – Belonen – Behouden – Beëindigen. Deze B’s vormen de kaders van een vrijwilligersbeleid. Wie weet is het interessant om eens vanuit deze bril naar uw gemeente te kijken. Wat doet uw gemeente bijvoorbeeld om mensen te Belonen? Of om een engagement goed te Beëindigen? We zullen echter beginnen met het begin: Binnenhalen.

Binnenhalen

Aangezien het ledenbestand van kerken gemiddeld niet stijgt met de jaren, is nieuwe vrijwilligers werven geen evidente zaak. Ik denk dat er drie opties zijn:

  • Nieuwe leden van buitenaf aantrekken
  • Jonge mensen die op een leeftijd komen om taken op te nemen werven
  • Mensen die tot nu toe geen taken opnamen, overtuigen om dat wel te doen

Nieuwe leden van buitenaf aantrekken heeft te maken met de uitstraling van de gemeente naar haar omgeving. Doet de kerk af en toe dingen om mensen van buitenaf uit te nodigen? Is de kerk geëngageerd in de lokale gemeenschap? Straalt ze iets positiefs, iets aantrekkelijks uit naar anderen door haar leuke activiteiten, inspirerende, moderne diensten engagement of door vruchtbare samenwerkingen? Een hartelijke ontvangst wanneer mensen dan over de drempel geraken, is vanzelfsprekend heel belangrijk. Check dit indien mogelijk eens bij mensen die zich recent hebben aangesloten. Een hechte gemeenschap is mooi, maar een gesloten clubje geeft geen welkom gevoel. U kunt gemeenteleden hier ook op attent maken of enkele mensen hiervoor aanwijzen. Een Opendeurdag tijdens een lokaal feest, een buurtfeest in de kerk of een ander leuk evenement kan het contact met de omgeving eveneens verbeteren.

Een andere vraag is of gemeenteleden enthousiast zijn om vrienden of kennissen uit te nodigen in de kerk? Als de leden fier zijn op hun gemeente, dit willen delen met anderen, is de kans alleen maar groter dat er mensen blijven plakken. Dit is zelfs bij jonge mensen niet ondenkbaar. Het gebeurt af en toe bij ons dat er tieners vrienden of hun lief meenemen naar de jeugdkerk of jeugdavond. Ik maak altijd even een babbeltje, probeer ze het gevoel te geven dat ze, geheel vrijblijvend, altijd welkom zijn, wissel eventueel gegevens uit zodat ze op de hoogte kunnen blijven van activiteiten. Je kunt de jongeren hier ook in stimuleren,  met name bij bijzondere gelegenheden: een belijdenis, overstapdienst, doop of jeugddienst kan een leuke aanleiding zijn voor hen om hun omgeving iets van een stukje van zichzelf te laten zien. Een leuk filmpje of gezellige foto’s op Facebook kunnen ook stimulerend zijn, mits de jongeren dit ok vinden natuurlijk. Je kunt het ook omdraaien en vertrekken vanuit een vrijwilligerstaak. Ik merk bij vrienden dat ze wel een sympathie voor onze kerk hebben zonder zelf aan te sluiten, doordat ze bijvoorbeeld onze huwelijksdienst mooi vonden. Ik durf hen dan ook wel eens vragen of ze bijvoorbeeld iets willen filmen of een dienst muzikaal ondersteunen. Ik geef hen op die manier ook een excuus om (letterlijk en figuurlijk) over de drempel heen te stappen, en ik ben uit de nood geholpen.

Jonge mensen taken op laten nemen gebeurt in veel kerken al. Het is belangrijk hen hierin te begeleiden, hen niet in het diepe te gooien, en tegelijk hen voldoende autonomie te geven om het zichzelf eigen te maken. Laat ze maar eens iets proberen en vraag ze om met een leuk knutselidee te komen. Bel ze nog eens om te checken of het lukt. Probeer het opnemen van taken in bijvoorbeeld de kindernevendienst ook niet in de plaats te laten komen van catechese of jeugdavonden, maar ernaast te laten staan. Zo kunnen de jongeren zich ook verder ontwikkelen. Ze zijn immers op een leeftijd dat ze de verhalen die ze aan de kinderen vertellen op een ander niveau willen begrijpen.

Hoe overtuig je mensen om taken op te nemen als ze dat tot nu toe niet doen? Uit onderzoek blijkt verder dat vrijwillige engagementen tegenwoordig korter en beperkter zijn dan vroeger. Bovendien is het niet meer evident dat mensen zich bij een bepaalde organisatie aansluiten omdat ze erin opgegroeid zijn of de overtuiging delen. Het is dan ook aangewezen mensen persoonlijk te vragen, en te benadrukken dat u denkt dat deze persoon het goed zou kunnen. Dit moet wel kloppen: dat de taak waarvoor u mensen wilt vragen ook bij hen past, dat ze het leuk vinden en er voldoening uit kunnen halen. Dan zijn ze er namelijk ook intrinsiek gemotiveerd voor en is de kans groter dat ze het een tijdje blijven doen.

Over motivaties

Mensen kunnen op verschillende manieren gemotiveerd zijn om dingen te doen. Aan de ene kant van het spectrum is er extrinsieke motivatie. Dit betekent dat mensen gemotiveerd worden door iets van buitenaf. Bijvoorbeeld: ik krijg geld als ik het doe, ik moet van mijn ouders, er wordt iemand boos als ik het niet doe.  Aan het andere kant van het spectrum vinden we de intrinsieke motivatie: ik doe het omdat ik het leuk vind en omdat ik het belangrijk vind. Tussen die twee vinden we nog andere soorten motivatie, die wellicht heel wat voorkomen bij onze vrijwilligers: ik doe het omdat ik vind dat ik het moet doen, of omdat het een gewoonte is, of omdat ik er iets mee win op een of andere manier.

Op zich is er niets mis mee om bijvoorbeeld vrijwilligerswerk te doen omdat het goed staat op je CV. Dit geldt voor veel jonge mensen. Het is waarschijnlijk dat ze hetgeen ze doen daarnaast ook plezierig en waardevol vinden. Maar het zijn die laatste dingen die maken dat een engagement duurzaam is. Bovendien is het liefst een combinatie van ‘leuk’ en ‘belangrijk’. Denkt u zich maar in: jarenlang de financiën of de bloemen doen terwijl u hier eigenlijk een pesthekel aan heeft, daar wordt een mens niet gelukkiger en een organisatie op termijn niet beter van. Het is dus een kunst om de financiën te laten doen door iemand die bijvoorbeeld vlot met cijfers is, of de schoonmaak door iemand die er voldoening uit haalt dat alles op orde is.

Het betekent ook dat ze een bepaalde autonomie krijgen in het uitvoeren van hun taken: dat ze de ruimte hebben om bepaalde dingen naar eigen inzicht te doen, initiatief te nemen, met nieuwe ideeën te komen. Op die manier worden mensen eigenaar van hun werk. Dit is in vrijwilligerswerk net zo als in betaald werk. Het is ook goed om het engagement als een beperkt pakketje te verkopen: voor dit jaar, of voor dit project. Zo verdeel je ook de draagkracht in de gemeente. Een jonge ouder ziet het wellicht niet zitten om “bij de jeugdleiding te komen”, maar wel om eens te helpen met de organisatie van een jeugddienst. Op die manier kunnen mensen ook proeven of het hen aanspreekt.

Begeleiden

Hoe zorg je dat mensen die van start gaan, weten wat ze moeten doen en dat doen op een goede manier? Zoals hiervoor gezegd begint dat met je af te vragen welke competenties je zoekt voor een bepaalde vrijwilligerstaak. Zo is het voor tienerwerk belangrijk om Bijbelkennis te hebben, maar minstens zo belangrijk is het om op een authentieke en open manier met hen in gesprek te kunnen gaan. Voor iemand die in de kerkenraad zit kan het bijvoorbeeld belangrijk zijn om genuanceerd discussies te kunnen voeren, maar het kan ook belangrijk zijn dat iemand een bepaalde groep vertegenwoordigd of dat iemand een specifiek talent heeft dat u nodig heeft als gemeente. Aan u de (bewuste) keuze). Zo kunnen mensen in een kerkenraad elkaar aanvullen.

Ook in vrijwilligerswerk is het inwerken van nieuwe mensen belangrijk. We bespraken dit al even waar het jongeren betreft.

In mijn vorige job deed ik o.a. onderzoek naar bevlogenheid op het werk. Wat maakt dat mensen hun werk graag doen? Hier zijn enkele dingen die een belangrijke rol kunnen spelen:

  • Een match tussen iemands talenten en taken
  • Sociale steun ervaren (bij iemand terecht kunnen)
  • Je gewaardeerd voelen
  • Je kunnen ontwikkelen
  • Een teamsfeer, goede samenwerking

Het jezelf kunnen ontwikkelen lijkt in eerste instantie in een kerkgemeenschap niet zo belangrijk. Toch kan dit op verschillende manieren een belangrijke rol spelen. Ik gaf al aan dat het voor jongeren die bijvoorbeeld helpen bij de kindernevendienst belangrijk is dat zij ook verder begeleid worden in hun persoonlijk geloof. Dit is ook een vorm van persoonlijke ontwikkeling. Als ze geen antwoorden vinden op de vragen die ze zich stellen als ze het verhaal van Noach moeten vertellen aan de kinderen, zullen ze op den duur afhaken omdat ze het niet meer geloven. Maar ook volwassen vrijwilligers zijn soms bang omdat ze geen antwoord weten op de vragen die kinderen of jongeren stellen, dus ontwijken ze die of houden ze strikt vast aan een methode. Terwijl open gesprekken geweldig mooie kansen bieden. Ik ben soms ook onzeker als jongeren me een vraag stellen waar ik geen antwoord op weet, maar voel me ook uitgedaagd. Het is namelijk ook een kans om zelf in geloof en als mens te groeien. En ben dan dankbaar als mijn predikant de tijd neemt om het met me door te spreken of me een boekje of tekst te bezorgen, zodat ik weer verder kan.

Begeleiden betekent ook investeren in competenties die je nodig hebt van je vrijwilligers. Waarom iemand niet eens een cursus laten volgen of stimuleren dat het team naar een vorming gaat? Stel, de mevrouw die altijd de bloemen doet wil er eigenlijk mee stoppen. Misschien kan zij eens een workshop bloemschikken geven aan andere gemeenteleden. Of u heeft een website die niet mee is met z’n tijd en niet gebruikt wordt of u wil powerpoints gebruiken in de dienst maar kunt hier niet vlot mee werken. Is er een jongere in de gemeente die handig is met computers en bij Mediaraven een (soms gratis!) vorming WordPress of Prezi kan volgen om zichzelf hierin te ontwikkelen? Of indien er kosten aan verbonden zijn, kan de kerk die dragen in ruil voor het engagement. Op deze manier kun je een bijkomende motivatie creëren. Bovendien kun je mensen nieuwe inspiratie laten opdoen, en nieuwe energie om hun taken uit te voeren. Er worden heel wat interessante en goedkope vormingen aangeboden voor vrijwilligers door o.a. de provincies. Kijk eens op de website van uw provincie voor het actuele vormingsaanbod.

Elkaar steunen en bemoedigen, het aangenaam maken voor elkaar, er voor elkaar zijn als het even moeilijk is, dat is sociale steun bieden aan elkaar. Dit kan door gewoon oog te hebben voor wat anderen doen, elkaar te vragen hoe het gaat en een helpende hand aanbieden indien nodig. Het kan ook meer georganiseerd, bijvoorbeeld doordat de predikant af en toe een gesprekje heeft met diverse mensen of door in de kerkenraad vrijwilligers uit te nodigen en/of te bespreken als een onderdeel geagendeerd staat.

Belonen

Waardering is de belangrijkste beloning in ons kerkenwerk. Het is belangrijk om mensen te waarderen voor wat ze doen, ook al doet iedereen veel. Jubilea vieren, iemand eens in de bloemetjes zetten, een lied, een welgemeende dankjewel…het doet veel. En soms mag het ook iets meer zijn dan een dankjewel. Belonen doet het meest op momenten dat je het niet verwacht. Ingesleten gewoontes nemen mensen vaak voor lief en zijn dan zelfs beledigd als ze niet dat kaartje of bloemetje krijgen, zo blijkt ook uit onderzoek. Terwijl een kleine verrassing iemand voor een hele tijd nieuwe energie kan geven. Of door eens een feest te geven om iedereen te bedanken. Of door elk jaar een paar mensen uit te kiezen om extra te belonen… het maakt het samen kerk zijn ook leuker, vrolijker.

We zijn misschien ook geneigd om vooral de vrijwilligers te belonen die al jaren actief zijn. Ze verdienen dat ook. Maar het kan juist ook belangrijk zijn om startende vrijwilligers te belonen om hen te motiveren en aan te sporen.

Manieren om vrijwilligers te belonen

  • Ga eens met een groepje op uitstap. Wees een beetje creatief hierin, het hoeft niet altijd veel tijd of geld te kosten. Een picknick kan ook heel gezellig zijn, of een gratis concert, of misschien kan een gemeentelid wel aan kortingskaartjes geraken voor de cinema of een pretpark.
  • Zorg voor een vormingsmogelijkheid die echt aansluit bij de interesse
  • Zorgt iemand altijd voor het ouderenvervoer of de crèche? Wellicht kan er een beloning bedacht worden samen met zij die ervan profiteren.
  • Geef onverwacht de bloemen eens aan iemand die iets doet dat weinig in het oog springt.
  • Geef een feestje voor iedereen die zich actief inzet.
  • Maak een katern in het kerkblad waarin elke editie iemand in het zonnetje gezet wordt
  • Maak een mooi bord met foto’s van alle mensen en wat ze doen in de gemeente
  • Vermeld namen in de liturgie, zodat het duidelijk is dat mensen iets doen, ook voor de andere gemeenteleden en bezoekers

Behouden

Het behouden van vrijwilligers kunnen we versterken door hen te begeleiden en te belonen. Kunnen we ook dingen specifiek doen om onze vrijwilligers te behouden?

Een optie waar we het nog niet over gehad hebben, is bestaande vrijwilligers een andere

taak geven. Dit gebeurt natuurlijk ook: mensen die van nevendienstleiding naar kerkenraad verschuiven en weer terug, of van kerkenraad naar bestuursraad…Dit zijn belangrijke krachten voor een gemeente, die we moeten waarderen en belonen, zoals we in het vorig stukje al hebben gezegd. En soms kunnen we hen ook helpen door te zoeken naar nieuwe versterking van het team, of door een andere taak die bij mensen past.

Dit kan door bewust om te gaan met de engagementen die worden opgenomen in uw gemeente. Wat gebeurt er eigenlijk allemaal? Welke taken zijn essentieel voor onze gemeente? Welke kanten willen we versterken en welke taken zijn misschien gelinkt aan het enthousiasme van een persoon? Het betekent ook op tijd nadenken over opvolging en hierin investeren. Dit alles hangt samen met de visie van de gemeente over wie zij wil zijn. De kerkenraad kan dan ook een belangrijke rol spelen in het nadenken over de vrijwilligers in de gemeente. Wat voor veel dingen geldt, geldt ook voor vrijwilligerswerk: door er bewust mee om te gaan kunnen we zicht krijgen op wat werkpunten zijn.

Voor het aanwerven van nieuwe vrijwilligers geldt dat een organisatie die goed functioneert en een leuke sfeer heeft, aantrekkelijker is. Dit geldt voor vrijwilligers die zich al inzetten evenzeer. Het heeft niet noodzakelijk te maken met de grootte van de organisatie, hoewel er vaak gesproken wordt over kerken die een ‘kritische ondergrens’ niet halen. Ook een kleine gemeenschap kan dynamisch zijn. De vraag wordt dan denk ik wel nog kernachtiger: waarom komen wij als groep mensen bij elkaar? Wat willen wij met elkaar delen? Wat willen wij samen doen? Willen we geestelijk leren? Een maatschappelijk project neerzetten? Vijf mensen die goed kunnen samenwerken vanuit een gezamenlijke visie kunnen meer doen dan 30 mensen die allemaal op hun eigen eilandje bezig zijn. Ik zie dit evenzeer bij mensen buiten de kerk, bijvoorbeeld in het opstarten van een creatief project met vrienden: je kunt wel een gedachtengoed gemeenschappelijk hebben, als je niet samen een manier vindt om eraan vorm te geven, lukt het niet om ook een collectief te vormen.

Beëindigen

Een vrijwilligersengagement beëindigen is een gebeurtenis die enige zorgvuldigheid vraagt, onder welke omstandigheden het engagement ook beëindigd wordt. Iemand die zich  jarenlang heeft ingezet en een dragende kracht is geweest verdient erkenning. Dit zijn doorgaans ook mensen die niet zonder slag of stoot hebben besloten eindelijk te stoppen: het is goed om samen met hen te evalueren, terug te kijken en hun keuze te respecteren.

Evaluatie is bijzonder nuttig, aangezien mensen over dingen waar ze niet meer middenin zitten vaak opener en kritischer durven zijn dan als ze zelf nog volop betrokken partij zijn. Het is ook een manier om hun kennis en inzet te erkennen en op waarde te schatten. Deze evaluatie dient dan wel te gebeuren met mensen waar de vrijwilligers vertrouwen in hebben en die in de positie verkeren om mee te evalueren. De predikant is hier een voor de hand liggende keus, maar ook een kerkenraads- of bestuurslid kunnen die rol opnemen. Niet iedereen kan immers met iedereen een goede band hebben.

Probeer de manier van bedanken op maat van de persoon te doen en het in verhouding te laten staan tot het engagement. Vergeet hierbij ook de stille krachten niet. Bepaalde mensen lopen meer in het zicht dan anderen. Ik krijg als zangeres bijvoorbeeld sneller applaus in een dienst dan de koster, terwijl hij minstens zo belangrijk is. Een persoonlijk cadeau met woorden van de gemeenteleden of een mooie herinnering kan veel doen.

Soms wordt een vrijwilligersfunctie ook gestopt onder minder aangename omstandigheden. Wat als iemand niet geschikt blijkt voor de functie? Een ongemakkelijke beëindiging heeft vaak te maken met dingen die eerder in het proces fout zijn gegaan. Het is vaak moeilijk om iemand die vrijwillig een taak opneemt zonder pijnlijke situatie hiermee te doen stoppen als er van tevoren geen duidelijke afspraken zijn gemaakt. Dat brengt ons terug op het begin: wat verwacht u van een vrijwilliger? Is er gesproken over de verwachtingen en mogelijkheden langs weerszijden?

Een conflict bij de beëindiging is doorgaans al eerder ontstaan. Het is dus goed om ook naar uw eigen kant te kijken bij een ‘lastige’ vrijwilliger. Is er voldoende begeleiding geweest en erkenning voor de inspanningen die iemand wel gedaan heeft? Voldoet iemand niet aan de verwachtingen die u had, dan is het goed om ergens op te kunnen terugvallen. Bijvoorbeeld een neergeschreven visie van de kerkgemeenschap op hoe men samen kerk wil zijn, of een profiel van bepaalde vrijwilligersfuncties. Dit laatste klinkt misschien overdreven, maar kan voor sommige centrale posities of taken nuttig zijn.

 

Vrijwilligersprofielen

Voor veel mensen voelt dit misschien te officieel aan. Zo hoeft het echter niet te zijn. Het is niet een contract dat mensen moeten ondertekenen, maar een leidraad voor de organisatie.

In feite is dit niet meer dan u afvragen: wat verwacht u van bijvoorbeeld een bestuurslid, een ouderling of een penningmeester? Criteria kunnen bijvoorbeeld zijn:

  • – het bijwonen van een minimum aantal vergaderingen,
  • – bij afwezigheid reactie op het verslag geven,
  • – het op tijd indienen van noodzakelijke dossiers,
  • – het respectvol omgaan met verschillen binnen de gemeenschap,
  • – het kunnen onderschrijven van bepaalde overtuigingen…

Deze zaken dienen dan ook duidelijk gecommuniceerd te worden met de betrokkenen, zodat zij er ook op kunnen worden aangesproken. Er kunnen natuurlijk voor bepaalde zaken tijdelijke uitzonderingen worden gemaakt. Indien het echter duidelijk is dat dit een uitzondering is, kan er ook steeds op worden teruggekomen indien nodig.

Het is ook goed om een onderscheid te maken tussen:

  • – wat verwachten we minimaal?
  • – wat is onze ideale situatie?

Bijvoorbeeld: Minimaal vragen we dat onze kindernevendienstleiding het leuk vindt om met kinderen om te gaan en Bijbelverhalen op hen over kan brengen zonder dat er chaos heerst.

Ideaal nemen zij ook initiatief, hebben bepaalde creatieve vaardigheden en voldoende Bijbelkennis om de kinderen verder te brengen in hun geloofsontwikkeling.

Stel dat er iemand er niet in slaagt om de kinderen binnen de mate van het redelijke rustig te houden. Het betekent niet direct dat de persoon in kwestie ‘ontslagen’ moet worden, maar het kan wel reden zijn tot een coachend gesprek en eventueel ondersteuning.

Zoals ook in het geloof, brengt het einde van het verhaal ons onvermijdelijk terug bij het begin J. Terug bij de kernvraag waar de vrijwilligerswerking, waar de gemeenschap op terugvalt: waar doen we het voor? Waarom wij samen? Waarom is het waardevol om je in deze gemeenschap in te zetten? Waaraan willen wij vormgeven?

Gelukkig, zoals ik dan tegen tieners zeg, hoeven we niet ‘from scratch’ te beginnen. We hebben immers een handvat gekregen in de vorm van de Bijbel en extra dimensie in de Geest die ons kracht geeft.

 

Tot slot nog dit: Dank u, dank je wel voor het werk dat u, dat jij doet. Als vrijwilliger of beroepskracht, met volle inzet of halve goesting… wat je doet is waardevol. Dankjewel!

 

Maria Euwema